Er is tegenwoordig veel te doen over de kwaliteit van het VvE-beheer. Bureaus en ZZP‘ers die VvE-beheerdiensten aanbieden schieten als paddenstoelen uit de grond. De wildgroei aan aanbieders maakt de markt steeds meer onoverzichtelijk. Kwaliteit als onderscheidend vermogen voor corporaties, die besluiten om VvE-beheer in eigen beheer uit te voeren dan wel het VvE-beheer uit te besteden.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Willem Englebert, directeur van SKW-certificatie te Almere. Deze organisatie certificeert VvE’s en VvE-beheerders op kwaliteit.
In dit artikel leest u meer over:
1 Het maatschappelijk krachtenveld;
2 De kernpunten van de VvE;
3 De VvE en het beheer van VvE’s als beleidsinstrument;
4 Zelf beheren van VvE’s of het uitbesteden van het beheer
1 Het maatschappelijk krachtenveld
De sector staat voor een moeilijke keuze. Maatschappelijk wordt er steeds meer van corporaties verlangd. De politieke wens is back to basics. En ondertussen wordt de ruimte voor corporaties om hierop in te spelen beperkt. We refereren aan de afdrachten in het kader van de krachtwijken. De discussie rond Vennootschapsbelasting, de inkomensnorm van € 33.000,00 voor de sociale huurwoningen. De stagnatie in de woningbouw duurt voort. De vergrijzing schrijdt in vele delen van het land nog wel enige decennia voort en daarnaast krijgt de sector in verschillende regio’s al te maken met krimp. En voor starters is de woningmarkt ook al een knelpunt. Meer dan eens zijn ze aangewezen op een klein koopappartement waarvan de koopprijs niet zelden hoger ligt dan de banken aan hypotheek ter beschikking wil stellen.
Corporaties hebben niet alleen te maken met de demografische naweeën van de babyboom, ook de ‘bouwboom’ sinds de jaren zestig van de vorige eeuw laat zich gelden. De sector staat voor de strategische keuze hoe met grote delen van de woningvoorraad om te gaan. Sloop-nieuwbouw, opknappen en verkopen; opknappen en doorexploiteren of combinaties al dan niet met onrendabele toppen? Wat een corporatie ook kiest, de keuze heeft invloed op het krachtenveld waarin men zich beweegt.
Een veel gekozen optie is de verkoop van bezit teneinde aan middelen te komen om aan de maatschappelijke wensen invulling te kunnen geven. Vaak in varianten die voortborduren op maatschappelijk gebonden eigendom, terugkoopregelingen etc. Hiermee behoudt men invloed op de leefbaarheid van buurten, de kwaliteit van de gebouwde omgeving etc.
2 De kernpunten van de VvE.
Voor de meesten inmiddels een bekend fenomeen maar voor de helderheid nog even kort de kernpunten op een rij:
- Sinds de invoering van de Appartementenwet 2005 ontstaat een VvE zodra er een Splitsingsakte en Splitsingsreglement bij de notaris is gepasseerd, ongeacht of alle bezit nog in één hand is.
- Als er geen bestuur is aangewezen in de akte, is degene bestuurder die de akte door de notaris laat passeren. De bestuurder moet er zorg voor dragen dat de vereniging functioneert, de algemene ledenvergadering tijdig bijeenkomt, de jaarrekening en begroting tijdig ter besluitvorming worden voorgelegd, er gereserveerd wordt voor toekomstig onderhoud, het klachtenonderhoud uitgevoerd wordt, de middelen van de VvE goed beheerd worden op bankrekeningen van de VvE, de wettelijke verzekeringen worden afgesloten etc.
- Aan het besturen van een VvE zijn veel activiteiten en verantwoordelijkheden verbonden. Maar een bestuursfunctie geeft ook mogelijkheden om te sturen.
- Last but not least: de bestuurder(s) dienen in het belang van de VvE te handelen en de besluiten van de Algemene ledenvergadering uit te voeren. Het belang van de VvE kan een ander zijn dan dat van de corporatie.
3 De VvE en het beheer van VvE’s als beleidsinstrument.
VvE’s kunnen om diverse redenen een belangrijk beleidsinstrument zijn voor een corporatie.
Een VvE biedt de mogelijkheid om als (groot)eigenaar grip te houden op de kwaliteit van het appartementengebouw. Als eigenaar beslist u mee en als bestuurder bent u verantwoordelijk voor de uitvoering. Via de vaststelling van de jaarrekening en de begroting, bepaalt u de reserveringen voor toekomstig onderhoud. Op deze wijze borgt u de investeringen die u in het appartementsgebouw gepleegd heeft c.q. gaat plegen. Immers uw stem in de VvE hangt af van uw eigendom en dat zullen met name huurwoningen zijn.
Het fenomeen VvE is niet gebonden aan appartementencomplexen. Er zijn VvE’s voor de groenvoorzieningen op bedrijfsterreinen, voor eengezinswoningen etc. Deze varianten zijn er voornamelijk om de leefbaarheid te borgen. Bijvoorbeeld in een historische buurt wilt u een blok eengezinswoningen al dan niet in zijn geheel verkopen. Om te voorkomen dat iedere eigenaar met zijn woning naar eigen inzichten aan de gang gaat, kunt u door er een VvE van te maken gemeenschappelijke zaken benoemen en de eigenaren dwingen om zo bijvoorbeeld de uitstraling van het gebouw te bewaren. Het maakt niet uit of de corporatie er later nog bezit in heeft. Als eerste eigenaar bepaalt U de inhoud van de akte en wat de gemeenschappelijke delen zijn. Wijziging van de akte is moeilijk maar het opheffen van de VvE nog veel moeilijker. Kortom u kunt de VvE inzetten in omstandigheden met grote maatschappelijke waarde.
In de krachtwijken c.q. de Vogelaarwijken zijn ook veel met name kleine VvE’s, bouwkundig slecht en niet functionerend. De middelen die u in deze wijken investeert kunnen snel verloren gaan. Zie bijvoorbeeld de ervaringen met de investeringen van de overheid in de Particuliere Woningverbetering in de vorige eeuw. Na twintig jaar zijn de wijken vaak terug bij af. Wilt u borgen dat de investeringen niet weer verloren gaan, dan is een goed beheer van de VvE’s een eerste voorwaarde. Hoewel de VvE zelf beslist, worden vaak de voorstellen van de beheerder overgenomen. Omdat de rollen van beheerder en bestuurder gescheiden kunnen zijn van die van Eigenaar kan een corporatie als bestuurder of beheerder optreden. Op deze wijze geeft u sturing aan externe VvE’s (VvE’s waar de beheerder/bestuurder geen eigendom in heeft) waardoor u met relatief beperkte middelen uw investeringen in uw eigen complexen, al dan niet VvE’s, een extra borging geeft. Bovendien kunt u het meenemen in de prestatieafspraken met gemeenten.
Het VvE beheer biedt mogelijkheden om uw inkomstenstroom te vergroten. Immers u kunt uw werkapparaat bijv. de onderhoudsdienst inzetten voor meer woningen tegen een vaak gunstiger tarief. Dit verhoogt de rentabiliteitvan de onderhoudsdienst.
4 Zelf beheren van VvE’s of het uitbesteden van het beheer van VvE’s
Voor het beheer zijn er in principe twee oplossingen:
Óf het uitbesteden aan een professioneel VvE kantoor óf zelf een afdeling VvE beheer, ongeacht de rechtsvorm, in het leven roepen.
Een aantal zaken, waar u op kunt letten bij het maken van een keuze:
De belangrijkste is: de keuze voor het creëren van VvE’s en het beheren van VvE’s is een strategische keuze, die bewust gemaakt moet worden door het topmanagement en de toezichthouders.
VvE’s en alles rondom het beheer – of u dit zelf doet of uitbesteedt – grijpen in op uw organisatie. In welke mate kan uw organisatie dat aan? Vragen die u zich kunt stellen zijn: heeft uw corporatie qua menskracht, competenties, middelen en automatiseringssystemen de mogelijkheid om VvE’s te gaan beheren? Heeft u de middelen en de tijd om het VvE beheer goed op poten te zetten?.kan uw organisatie de rol van eigenaar in een VvE aan? Wat zijn de maatschappelijke en financiële risoco’s en wat is de meerwaarde?
Belangrijk is op welke schaal u met VvE’s te maken krijgt. Is het beperkt en strategisch van weinig belang, dan is het vermoedelijk verstandiger om het beheer uit te besteden. Een medewerker kan dan desgewenst namens de corporatie in het bestuur deelnemen. U dient echter niet te vergeten dat u als eigenaar of bestuurder in een VvE in het belang van de VvE dient te handelen. Dit kan zover gaan dat aan de rechter gevraagd kan worden om een vervangende machtiging zodat de rechter stemt in plaats van de eigenaar.
Heeft of krijgt u veel te maken met VvE’s, omdat uw bezit gelegen is in wijken waar veel VvE’s zijn en u uw investeringen wil borgen, dan kan het interessant zijn om zelf of met collega-corporaties een beheerafdeling op te zetten. Als ervaren vastgoedbeheerders kunt u van meerwaarde zijn en kunt u extra geldstromen genereren door ook VvE’s waar u géén bezit in heeft, te gaan beheren.
Heeft u relatief veel bezit in VvE’s via constructies als maatschappelijk gebonden eigendom dan weet u dat de kans groot is dat de appartementen een keer bij u terugkomen. Het belang om nauwer betrokken te zijn bij het dagelijks beheer van de VvE wordt dan groter.
Maatschappelijk gezien is de roep om goede beheerders groot. Gemeenten ondervinden de nadelen op het gebied van leefbaarheid, bouwtoezicht etc van slechte VvE’s in kwetsbare wijken. Eigenaren beseffen niet dat ze in een VvE wonen. Corporaties hebben een naam hoog te houden. Het aan de verkeerde organisatie uitbesteden of het slecht zelf beheren van VvE’s brengt afbreukrisico’s met zich mee. Het goed beheer maakt uw positieve rol in het maatschappelijk krachtenveld des te duidelijker.
Wat u ook kiest één vraag blijft: hoe weet ik als management wat een goed beheerder is of hoe organiseer ik dat voor mijzelf?
Om deze vraag voor te zijn hebben organisaties als Aedes, Vereniging Eigen Huis, VvE Belang, het beroepsveld en de VNG medio het eerste decennium van deze eeuw aan SKW Certificatie gevraagd om specifiek certificaten te ontwikkelen voor zowel VvE’s als beheerders van VvE’s. Aan de hand van deze certificaten kunt u uw organisatie inrichten zonder dat er een vaste structuur is voorgeschreven. Door jaarlijkse toetsing van de certificaathouders weet u dat er goed gefunctioneerd wordt door de door u ingehuurde beheerder of uw eigen organisatieonderdeel. Het certificaat is voor u vooral een managementtool om effectiviteit en kwaliteit van de door u gekozen oplossing te bewaken in het besef dat: Kwaliteit geld kost. Maar géén kwaliteit nog veel meer geld kost…………
Over Hans Nieuwenhoven
