Home » Featured » Met dit objectieve dashboard verlaagt u uw beheerkosten

Met dit objectieve dashboard verlaagt u uw beheerkosten

Wil de echte regisseur nu opstaan

Woningcorporaties moeten hun beheerkosten verlagen. Dat is het centrale thema van allerlei adviezen en rapportages over de corporatiesector. En wat is uw antwoord daarop? Ik vind dat het niveau van de discussie omhoog moet en dat we los moeten komen van een welles-nietes discussie. Ik laat u zien hoe u een objectief dashboard voor uw beheerskosten creëert, zodat u deze kunt verlagen en zodat u tevens rekening houdt met uw maatschappelijke taak.

Stap 1: Definieer het strategisch kader.
Wie zijn we als corporatie, waar willen we naar toe en hoe willen we dat bereiken? Een interessante en waardevolle bijdrage aan deze discussie is namens Woonbron geleverd door Wijnbergen, Rohde en Windhausen in hun essay. Met behulp van dit strategisch kader kunt u vervolgens naar de onderliggende processen kijken.

Stap 2: Bepaal de strategische waarde van het proces.
Voor het bepalen van de strategische waarde van het proces moet u twee vragen beantwoorden:
* levert de activiteit strategische kennis op?
* levert de activiteit concurrentievoordeel op voor ons primaire proces?

Het kan zijn dat u besluit neemt om een activiteit uit te voeren die u vanuit beheerkostenperspectief beter kunt uitbesteden, maar vanwege de strategische waarde zelf uitvoert. Dit zal vaak te maken hebben met activiteiten die een relatie hebben met uw maatschappelijke taak. Nadat u deze keuze heeft gemaakt, neemt u voor de overige processen een besluit op financiële gronden.

Stap 3: Besluit op financiële gronden
Voer een proceskostenanalyse uit waarbij u het hele proces in ogenschouw neemt. Bij deze stap is het belangrijk om niet alleen naar de directe kosten te kijken, maar ook de indirecte kosten mee te nemen. Deze methodiek heet ook wel Total Cost of Ownership. Voorbeeld: stel dat u een zeer scherp uurtarief afspreekt met een onderhoudspartner maar u verlegt een belangrijk gedeelte van uw administratie naar de onderhoudspartner dan krijgt u deze kosten uiteindelijk toch weer doorbelast. Een andere mogelijkheid is dat de overige variabelen minder aandacht krijgen, waardoor bijvoorbeeld de bewonerstevredenheid negatief wordt beïnvloed.

Stap 4: Stel per processtap de  impact vast op bewonerstevredenheid, kwaliteit in de uitvoering en kostenbesparing*
Een te grote nadruk op een van bovenstaande componenten heeft onherroepelijk gevolgen voor de andere component. Bijvoorbeeld: stel dat u sec kijkt naar de prijs bij het aanbesteden van een project op het gebied van planmatig onderhoud, dan is de vraag in hoeverre de onderhoudspartner oog heeft en tijd besteed aan het beperken van de overlast van de bewoner. Juist hierin speelt het invullen van uw maatschappelijke taak een belangrijke rol en past een genuanceerd besluit.

Stap 5: Zoek een leverancier die als ketenpartner wil fungeren
De nieuwe werkelijkheid van uw corporatie vraagt om een andere opstelling van leveranciers. Traditionele leveranciers worden uitgedaagd om samen met u na te denken over het verbeteren van het proces op de onderdelen bewonerstevredenheid, kwaliteit in de uitvoering en kostenbesparing. De `nieuwe leverancier `denkt na over een aanbod op maat inclusief heldere KPI`s en wordt hiermee een ketenpartner in het proces. De ketenpartners dagen elkaar uit om continue op zoek te gaan naar verbeteringen. Dat betekent dus een dienstverlening die verder gaat dan een aanbod gebaseerd op alles uitbesteden of niets uitbesteden: dienstverlening die naadloos aansluit op uw behoeftes, die recht doet aan de kerncompetenties van de ketenpartners en zo het optimale resultaat bereikt voor elk van deze partijen.

Stap 6: Verwerk de bovengenoemde informatie in een dashboard en neem een besluit
Met behulp van deze informatie op de onderdelen strategische waarde van het proces, financiële onderbouwing, kwaliteit in de uitvoering én bewonerstevredenheid verkrijgt u een objectief en genuanceerd dashboard zodat u een gefundeerd antwoord kunt geven op de vraag hoe u de beheerskosten kunt verlagen.

Het strategische vraagstuk wat doen we zelf, wat besteden we uit en wat doen we samen met ketenpartners krijgt hiermee het antwoord dat het verdient. En dat is wat mij betreft de hoogste tijd.

* de scope van deze indicatoren is gericht op dagelijks onderhoud, voor andere processen kunt u andere indicatoren formuleren.

Plaats een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Velden met een * zijn verplicht.

*