Big data: meegaan in verandering is de meest zekere keus | zo deed Talis het

Digitaal / 05 februari 2018
Philippe Sprenger
Philippe Sprenger
Managing Director, Berenschot

‘We willen iets met big data’. Die uitspraak hoor je steeds meer onder bestuurders en directeuren van woningcorporaties. Het (soms sterke) gevoel is dat alle data die tegenwoordig beschikbaar zijn nieuwe mogelijkheden bieden. Wat die mogelijkheden precies zijn en of je daar ook daadwerkelijk iets mee moet, is nog een grijs gebied. Talis is voor ons een inspirerend voorbeeld. Deze woningcorporatie die actief is in Nijmegen en Wijchen, doorliep in enkele maanden de cyclus van ‘we willen iets met data’ via ‘we doen iets met data’ naar ‘we presteren beter door data’.

Het is voorjaar van 2017 als we spreken met Paul van Minnen, manager bedrijfsvoering van Talis, en Celine de Ruijsscher, adviseur bij Talis. Bestuurder Ronald Leushuis is overtuigd van de mogelijkheden van data, net zoals Paul en Celine, en heeft hen gevraagd dit verder uit te werken. Daarbij springt vooral de opgave op het gebied van duurzaamheid eruit. Corporaties hebben zich, conform de doelstellingen in het klimaatakkoord van Parijs, gecommitteerd om hun woningen in 2050 CO2-neutraal te hebben. Een gigantische opdracht, zeker als je bedenkt dat Talis zo’n 15.000 woningen bezit.

Pragmatische aanpak

Talis koos voor een pragmatische aanpak: stap voor stap analyseren welke data er zijn en hoe toepassing daarvan van waarde kan zijn. Om dit concreet te maken en het gedachteproces op gang te brengen, begon de corporatie direct met een bruikbaar model dat gaandeweg steeds verder uitgebouwd werd.

Om deze ontwikkelingen op een iets abstracter niveau te duiden, kan het model van Gartner uitkomst bieden. Dat model onderscheidt drie soorten analyses die elkaar opvolgen en het niveau weergeven waarop een organisatie met data bezig is. Het begint met beschrijvende analyses, gevolgd door voorspellende analyses en voorschrijvende analyses.

  • De beschrijvende analyse: heeft betrekking op het verleden en geeft inzicht in gebeurtenissen en hun oorzaken.
  • De voorspellende analyse: laat zien wat er waarschijnlijk gaat gebeuren.
  • De voorschrijvende analyse: geeft concreet aan welke acties er nodig zijn.
BOOM-model

Op welk van deze niveaus een organisatie data inzet in de bedrijfsvoering, is afhankelijk van de integrale organisatie-inrichting. Veel organisaties denken vaak in termen van techniek, maar de technische mogelijkheden kunnen pas benut worden als de gehele organisatie dezelfde gerichtheid heeft. Dat betekent dat medewerkers en klanten van een organisatie tevreden moeten zijn en dat de organisatie financieel gezond moet zijn. Om dit inzichtelijk te maken, gebruiken we vaak het bovenstaande BOOM-model.

 

Deze cijfers over Talis laten zien dat aan die voorwaarden is voldaan

De financiën zijn op orde, huurders zijn over het algemeen tevreden (Talis zelf vindt de verbetering van de dienstverlening aan huurders nog een belangrijk aandachtspunt voor de komende jaren) en medewerkers laten structureel een lage verzuimfrequentie zien (hetgeen kan worden gezien als een belangrijke indicator voor tevredenheid). Hoe meer ook de aspecten daaromheen op orde zijn, hoe groter de kans dat een corporatie de doelen in het midden weet te realiseren.

In dit artikel zoomen we in op de cultuurkant, omdat bij veel organisaties technologische kansen en vernieuwingen hier stokken. De techniek is er, maar iets in de cultuur belemmert de voortgang. Waarom is de aanpak van Talis dan wél effectief? Voordat we daarop ingaan eerst meer over het feitelijke vraagstuk.

Starten met een simpele vraag

Het traject bij Talis startte met een simpele vraag: welke data staan tot onze beschikking als we willen nadenken over het thema duurzaamheid? En met een concrete toepassing: we willen graag een deel van ons bezit uitrusten met een energiedak (zonnecellen en -collectoren voor elektriciteit en warm water). Is dat een haalbare optie en zo ja, waar en onder welke voorwaarden? En kunnen data ons helpen om hierin een onderbouwd besluit te nemen?

Terug naar de vraag: welke data zijn voorhanden? En met het doel voor ogen (energieneutraliteit): wat is überhaupt bekend over het energieverbruik van het bezit? Denk aan woningkenmerken (bouwjaar, renovatiejaar, energielabel, oppervlak, ligging, etc.), huishoudenskenmerken en gedrag van bewoners. De woningkenmerken zijn voor een deel bekend bij de corporatie, maar iets als zonligging weer niet. Die data zijn echter wel beschikbaar, dus door deze aan elkaar te verbinden, zijn nieuwe analyses en inzichten mogelijk.

Een voorbeeld: Energieverbruik wordt geregistreerd voor ieders energierekening, maar die data zijn uitsluitend op hoog aggregatieniveau beschikbaar voor de corporatie. Als zij deze gegevens kan combineren met bekende kenmerken van woningen, is een goede inschatting te maken van de kansen voor verduurzaming. Maar wie wonen er in die woningen en wat willen die bewoners? Door het koppelen van data ontstaat ook inzicht in de kenmerken van bewoners. Denk aan leeftijd of gezinssamenstelling, maar ook aan leefstijl en hoe mensen denken over klimaatverandering en de maatregelen die daarvoor nodig zijn.

Met die informatie kan een corporatie heel specifiek kleine groepen van bewoners aanspreken op verduurzaming. Omdat bekend is dat hun woning potentieel heeft en ze openstaan voor verduurzaming. De investeringen van een corporatie worden daarmee zeer gericht.

Experimenteren

Tot zover de techniek. Nu de cultuur. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers gebruik willen maken van deze mogelijkheden van data en vertrouwen hebben in de betrouwbaarheid daarvan? Voor Talis is de belangrijkste succesfactor: ruimte geven om te experimenteren en leren. De corporatie zette hiervoor een aantal creatieve, kundige enthousiastelingen bij elkaar die met het thema aan de slag wilden gaan. “Laat hen met de inzet van data experimenteren rondom een bepaald thema, in ons geval duurzaamheid, en laat hen ook anderen binnen de organisatie aanhaken. Zorg ook voor de benodigde (externe) expertise ten aanzien van de koppeling van verschillende databronnen en het op basis daarvan maken van kaarten en dergelijke, zoals wij hebben gedaan met de inzet van Berenschot”, aldus Paul van Minnen. “Zo ontwikkel je als organisatie gaandeweg meer ervaring en kunde en slaat het enthousiasme van de begingroep over op anderen. Zeker als successen gevierd worden. Zo krijg je een vliegwieleffect in de hele organisatie.”

Talis kiest ervoor om het leren werken met data niet op te tuigen als een ICT-project, maar direct te verbinden aan het primaire proces. En nadrukkelijk samen iets te doen en iets (visueel) moois neer te zetten en dit ook regelmatig te laten zien. Medewerkers ontdekken zo de ongekende mogelijkheden van data. En enthousiasme werkt aanstekelijk!

Met Talis denken we strategisch mee over de inzet van data en tegelijkertijd zetten we dit om in praktische en nuttige instrumenten. Ruijscher: “Denk aan een kaart van ons bezit in relatie tot mogelijkheden voor verduurzaming, die op basis van diverse databronnen tot stand komt. Dat is heel gaaf om te zien.” Bijkomende ontwikkeling is dat Talis al enige jaren inzet op omgang met verandering. Dat werpt zijn vruchten af. “Collega’s weten dat de wereld om ons heen continu in verandering is en dat Talis daar adequaat op in moet spelen om maatschappelijke impact te houden”, stelt Van Minnen. “Dat betekent dat de organisatie van het werk binnen Talis ook continu verandert. Vanuit dat perspectief is meegaan in verandering ook de meest zekere keuze.” Een inspirerende visie: het omarmen van verandering en weten dat daarin meegaan – met vallen en opstaan -medewerkers en organisatie beter zal maken.

Ontdek de digitale horizon van jouw corporatie

Is een corporatie straks een ICT-bedrijf of een organisatie van mensen? Hoe beheers je het risico van datalekken? Welke technologische ontwikkelingen moet je omarmen? Elke bestuurder en RvC moet de digitale transformatie op de strategische agenda zetten. Hoe doe je dat? Wij helpen jou graag deze ingewikkelde vragen te beantwoorden. Daarom ontwikkelen CorporatieNL en Berenschot een digitale roadmap voor corporaties. Deze brengt de voor jou relevante (nu bekende en verwachte) technologische ontwikkelingen in beeld, en de impact ervan op jouw organisatie. Meer weten? Lees verder…