‘Ik heb helemaal niks met (big) data’ hoor ik regelmatig van gesprekspartners. Ondanks dat we blijkbaar allemaal ‘aan de data moeten’, nemen datagoeroes of kleinere en grotere softwarebedrijven niet gauw de moeite om dit centrale buzzwoord in onze informatiemaatschappij toe te lichten.
Wat zijn data
Data (meervoud) zijn gegevens; verzamelingen van feiten die over elk onderwerp kunnen gaan. Ze zijn vastgelegd in getallen, teksten, beeld of geluid. Je treft ze door de hele organisatie aan op verschillende dragers, van papier tot harde schijven en opslagclouds. Iedereen in een organisatie heeft dus met data te maken. Van de dagelijks afgelegde afstand tot het werk, het aantal koppen koffie dat er wordt gedronken; de hoogte van de salarissen; plannen en rapporten; plattegronden van corporatiewoningen en complexen, het huurgedrag van de bewoners of de onderhoudscycli van panden.
Data krijgen informatieve waarde door het aanbrengen van context. Zo zijn het bezit en de exploitatie van een aantal woningen een feit, maar de spreiding van die woningen naar soort, leeftijd en gebruik per wijk of buurt informatief voor zowel het gemeentelijk als het corporatief woningbeleid. Data kunnen antwoorden geven op (nog niet) gestelde vragen. Of inzicht verschaffen in het verloop van organisatie- en verhuurprocessen. In de duiding van winst- en verliescijfers of de strategische inzet van personeel. En in honderden andere vraagstukken of uitdagingen.
Zelfs het koersverloop en de planning van de fietstoekomst van Tom Dumoulin verloopt voornamelijk via een eindeloze stroom data. Besluiten en prognoses worden in heel veel sectoren in onze maatschappij steeds vaker genomen en uitgewerkt op basis van data. Dat wordt ‘data driven’ genoemd. Maar in feite is iedere organisatie door data gedreven. Alleen worden beschikbare data nog lang niet altijd actief in bruikbare informatie omgezet om er de organisatieambities mee te monitoren.
Big Data
De term Big data duidt vooral op de omvang en variatie van databestanden en op manieren om die vervolgens te verwerken. Daarbij wordt tevens onderscheid gemaakt tussen data die al binnen de organisatie aanwezig zijn en data die van elders worden gehaald. Zoals demografische gegevens die de corporatie kan inzetten om bijvoorbeeld de behoefte aan ouderenwoningen te bepalen – of de gewenste opvangcapaciteit voor gezinswoningen.
Gebruik van data
Data worden overal gebruikt. Bij het ontwikkelen en uitvoeren van beleid, het opsporen van groepen met maatschappelijke problemen, het voorspellen van kansen op crimineel gedrag, het tegengaan van wanbetaling, het rendement van maatschappelijk vastgoed en nog veel meer. De combinatie van uiteenlopende datasets kan leiden tot creatieve/innovatieve correlaties tussen op het oog niet met elkaar gerelateerde beleidsterreinen. Zoals de staat van de woning en het woongenot van de huurder. Of de hoeveelheid groen en de gezondheid van bewoners. Big Data is Big Business.
Bij het verwerken van data is de kunst om al die gegevens goed te ‘trechteren’ op basis van de visie van de organisatie en van scherp geformuleerde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Dit zijn variabelen om prestaties van de organisatie te analyseren. Denk aan de bereikbaarheid van de organisatie via internet of de afhandeling van klachten en onderhoudsvragen via de backoffice. Of het leegstandspercentage, de gemiddelde woonduur of de geschiktheid van de woning of het wooncomplex voor verschillende doelgroepen.
Vindplaatsen
Op basis van de gekozen variabelen of vraagstelling kan worden bekeken of de benodigde data binnenshuis zijn te vinden – dan wel in eigen beheer zouden moeten worden verzameld – ofwel zijn aan te leveren via externe partijen (bijvoorbeeld de gemeente, VNG, CBS, Kadaster, de Rijksoverheid, zorg- en corporatiekoepels, RIVM) en een eindeloze hoeveelheid bronnen met ‘open’ data, waarvan iedere geïnteresseerde gratis gebruik kan maken.
Enkele essentiële aan data te stellen eisen, zijn dat ze correct, compleet, relevant en ‘schoon’ zijn – of anders tot die kwaliteit moeten worden bewerkt.
Tot slot
Het digitaliseren van data is onvermijdelijk. Ook voor de corporaties. De verwerking van data, de aansturing van klantprocessen, het letterlijk op de kaart zetten en visualiseren van organisatiedoelen en KPI’s kunnen niet meer zonder elektronische en digitale verwerkingsprotocollen. Ook papieren archieven worden immers steeds vaker gedigitaliseerd en zo toegankelijk gemaakt voor iedereen.
Digitalisering is de basis voor de digitale transformatie van organisaties. Daarbij zijn de inzet en het enthousiasme van de medewerkers, hun samenwerking en een gedreven aansturing door het management de belangrijkste succesfactoren – naast de techniek, de juiste software en het beheer van data.
Van dat alles zullen de klanten uiteindelijk de positieve resultaten moeten gaan ervaren.
Tijdens het Digital Event leer je alles over de digitale transformatie. Het event staat volledig in het teken van ‘werken met digitalisering’. Je bent van harte welkom om daarbij te zijn. Bekijk het programma, de sprekers en de deelnemers.
