Bind de kat niet op het spek

Zorg voor afgebakende autorisaties per functie als het gaat om toegang tot bepaalde computersystemen. Door medewerkers die niets met woningtoewijzing aan huurders te maken hebben, geen toegang tot dat systeem te geven, kunnen ze ook niet in de verleiding worden gebracht iemand ‘een vriendendienst te bewijzen’. Het zelfde geldt voor de huurincasso.

‘Verdwijnen’ er regelmatig kantoorartikelen of onderhoudsmaterialen? Gaat u dan eens na hoe er wordt bijgehouden wat mensen precies meenemen? Bestaan er afspraken over het terugbrengen van overgebleven materialen?

Zijn die afspraken er niet? Dan is het niet verbazingwekkend dat medewerkers de materialen niet terugbrengen. Misschien niet eens uit kwade wil, maar simpelweg ‘omdat we dat nooit doen’. Doorbreek de gewoonte! Zorg voor een registratie van goederen en materialen die medewerkers meekrijgen. Maar ga ook bijhouden of de restanten materiaal terugkomen. Komen die niet terug, vraag er dan naar.

Wellicht betekent dit een mentaliteitsverandering: het kon altijd, niemand deed er moeilijk over, en nu ineens mag het niet meer. Geef daarin zelf het goede voorbeeld, zorg dat de gehele organisatie dezelfde boodschap uitdraagt als het gaat om integriteit.

Neem een aantal preventieve maatregelen

Afhankelijk van de situatie zijn maatregelen denkbaar, bijvoorbeeld:

• Laat huurders hun huur in de woonwinkel met pin betalen, zo min mogelijk met contant geld.
• Plaats lockers voor de persoonlijke eigendommen van medewerkers.
• Hang openlijk camera’s op met een bordje ‘hier waken wij over uw en onze eigendommen’.
• Stel regels op hoe er met materialen en gereedschappen moet worden omgegaan.
• Controleer dit ook regelmatig.

Zorg voor een afschrikkende werking

Zorg dat voor het personeel duidelijk is wat de consequenties zijn als iemand wordt betrapt op diefstal. Neem in het bedrijfsreglement op welke onderzoeksmiddelen het bedrijf mag inzetten als er sprake is van het vermoeden van diefstal of ander ongeoorloofd gedrag. Denk hierbij aan het plaatsen van een verborgen camera (zie eerder verschenen artikel hierover). Maar benoem ook wat de consequentie is als het vermeende feit wordt aangetoond: ontslag op staande voet, terugbetaling van gestolen goederen.

Uiteindelijk kunt u niet alles volledig ‘dichttimmeren’. U kunt zich ook oprecht afvragen of u dat moet willen. Werken met collega’s betekent ook: kunnen vertrouwen op collega’s.

En wat als het je toch overkomt?

Gebeurt er ondanks alles toch iets? Doe dan geen overhaaste dingen in een emotionele opwelling, bijvoorbeeld iemand rechtstreeks confronteren met een roddel over betrokkenheid bij de diefstal. Zet eerst zorgvuldig de stappen voor het doen van een onderzoek.