Op zijn Youtube-kanaal Firm Learning geeft voormalig McKinsey-consultant Heinrich Rusche tips waar je gelijk wat aan hebt. De filmpjes duren vijftien minuten en zijn daarom perfect voor je koffiepauze.
Voor de mensen die het adviesbureau McKinsey niet kennen: McKinsey is als FC Barcelona, alle consultants willen hier schitteren.
Mijn drie favoriete tips van Heinrich:
1. Aantekeningen maken
Na een interview of vergadering is mijn notitievel een rotzooitje. Er staan cirkels, pijlen, onderstreepte woorden en uitroeptekens. Daar conclusies en vervolgacties uitvissen kost meer tijd dan me lief is. Dat kan toch anders?
‘Als je dit doet, maak je betere aantekeningen dan 99 procent van de mensen’, houdt Heinrich mij voor. Na 10 minuten geef ik hem gelijk. Hij legt een oersimpel format uit.
Pak een leeg blaadje en trek halverwege een horizontale lijn. Het vlak hierboven is voor algemene opmerkingen.
Ongeveer twee centimeter onder die lijn trek je nog een horizontale lijn. In het vlak tussen de twee lijnen schrijf je vooraf op wat je uit de vergadering wilt halen. Voorzie ze van vakjes die je kunt afvinken.
Tot slot deel je met een verticale lijn het onderste vak in twee. Links is voor jouw acties en rechts voor die van je gesprekspartner(s).
Zet bovenaan de datum, het onderwerp en de aanwezigen en voilà.
2. Emails versturen
E-mails en agendaverzoeken zijn voor veel mensen een bron van frustratie.
Epistels waar je je doorheen worstelt op zoek naar wat moet ik hiermee?
Heinrich is duidelijk: e-mails schrijf je in bulletpoints. Wees specifiek, formuleer duidelijk en vermijd poespas
Bijlagen bij je e-mail? Geef deze altijd een naam mee die benoemt waar het om gaat en die je ontvanger zo kan opslaan op zijn of haar computer, zonder de naam te hoeven aanpassen.
Agendaverzoeken? Noem altijd het doel van de bijeenkomst, waarom diegene wordt uitgenodigd en wat de te bespreken onderwerpen zijn. En doe dat weer in bulletpoints. Lekker overzichtelijk.
Let op: mailen doe je pas als een telefoontje of loopje naar de persoon niet lukte. Persoonlijk blijft beter.
3. Powerpointslides maken
In mijn werk als consultant heb ik honderden powerpointslides gemaakt. Waar ik nog altijd mee worstel zijn de titels op de slides. Hoe formuleer ik bondig waar de slide over gaat?
Wat je wil is een actietitel: een titel die de boodschap van de slide helder verwoordt.
Hoe vind je je actietitel?
Stel jezelf bij elke slide de vraag: So What? Wat moet de ontvanger met deze slide? Weet je niet wat de ontvanger aan de slide heeft, waarom maak je hem dan?
Wees specifiek, vat samen en maak het actiegericht.
Heinrich laat een voorbeeld zien van een slide met twee tabellen met groeikansen voor de Europese en Afrikaanse markt. En test een aantal actietitels.
Gevonden potentieel voor uitbreiding. Te vaag.
Uitbreiding naar nieuwe markten creëert positieve resultaten. Te vaag.
Uitbreiding naar Europa en Afrika creëert positieve resultaten. Niet specifiek genoeg.
Uitbreiding naar Europa en Afrika met 22 miljoen winstpotentieel. Dat is een actietitel.
En nu weer door
Paste deze blog ook in een koffiepauze?
