Voor een succesvolle – en voortvarende – procedure is een goed overlastdossier onontbeerlijk. Toch schort het daar in de praktijk soms weleens aan. Hieronder een (niet limitatief bedoelde) checklist die u helpt bij de opbouw en overdracht van een goed overlastdossier. Het dossier kan niet zonder:

• De huurovereenkomst.
• De op de huurovereenkomst van toepassing zijnde algemene huurvoorwaarden (dit zijn niet per definitie de meest recente algemene huurvoorwaarden; in het huurcontract staat meestal opgenomen welke algemene voorwaarden toepasselijk zijn).
• De op dit moment geldende huurprijs.
• De eventuele huurachterstand en in verband daarmee gevoerde correspondentie en eventueel gemaakte afspraken.
• Gegevens van de bewindvoerder of de curator, indien van toepassing (indien sprake is van bewind of curatele, dient namelijk de bewindvoerder respectievelijk de curator te worden gedagvaard).
• De gezinssamenstelling van de overlast veroorzakende huurder.
• Een lijst met de namen en adressen van alle klagers die in het dossier voorkomen. Van de klagers (voor zover het om huurders gaat) ook de ingangsdatum van de huurovereenkomst en de gezinssamenstelling aangeven. Neem ook de namen in het dossier op van eventueel al verhuisde klagers, met vermelding van de datum van einde huurovereenkomst. Bij vertrokken huurders controleren wat de reden was van de huuropzegging. Check bij huurders/omwonenden of klachten (met naam en toenaam) gebruikt mogen worden en of zij willen getuigen.
• Een kadastrale kaart. Bij complexen (hoogbouw) een bouwtekening of schematische tekening van de woning van de overlastveroorzaker en de daaraan grenzende woningen. Geef hierop aan waar de overlastveroorzaker woont en waar de klagers wonen. Aan de hand van zo’n kaart of tekening wordt de feitelijke situatie vaak in één oogopslag duidelijk. Bedenk dat (ook) de rechter de hele kwestie nog niet kent. Daarnaast geeft een kadastrale kaart/(bouw)tekening inzicht in eventuele ‘lacunes’: waarom klaagt de een wel en de ander (die net zo ver van/dichtbij de overlastveroorzaker woont) niet? Geef ook meteen een antwoord op die eventuele vraag. Dus doe navraag bij huurders die nog niets hebben laten weten, maar mogelijk wel overlast ondervinden.
• Een chronologisch overzicht van de feiten die van belang zijn voor de beschrijving van de overlast.
• Alle stukken die betrekking hebben op de overlast. In chronologische volgorde. Of (chronologisch) verdeeld in hoofdstukken, bijvoorbeeld: klachten, correspondentie verhuurder-huurder, stukken politie, stukken begeleidende instantie e.d.

NB 1: Bij dossiers waarin het gaat om structurele overlast, dient het dossier zo mogelijk in ieder geval de volgende stukken te bevatten:

• Schriftelijke klachten (brieven, e-mails, klachtenformulieren, logboeken e.d.) of interne notities van telefonisch gemelde overlast (probeer bij een telefonische klacht alsnog een schriftelijke klacht te laten indienen);
• Verslag(en) van onderzoek naar de overlast (indien aanwezig). Bijvoorbeeld: huisbezoek klager(s) en overlastveroorzaker, overlast besproken, de volgende afspraken gemaakt etc.;
• Andere interne verslagen/memo’s, zoals gespreksverslagen met overlast veroorzaker (leg ook telefoongesprekken met overlastveroorzaker vast, en bevestig deze altijd schriftelijk);
• Correspondentie met overlastveroorzaker. Bijvoorbeeld: schriftelijke bevestiging van gemaakte afspraken/bevindingen bij huisbezoek en het verzoek om overlast achterwege te laten; sommatiebrieven (per aangetekende en gewone post versturen). Indien een ‘laatste waarschuwing’ wordt gegeven, laat dat dan ook écht een laatste waarschuwing zijn;
• Stukken van de politie (vooral een sfeerrapportage kan erg nuttig zijn; denk daarnaast aan mutatierapporten, aangiftes e.d.).
• Controleer alvast of de politie bereid is om deze (zonder tussenkomst van advocaat) te verstrekken;
• Indien relevant (bijvoorbeeld bij ‘wanbewoning’): foto’s, video’s, geluidsopnames e.d.

NB 2: Indien het gaat om een (min of meer) incidenteel feit, bijvoorbeeld een ernstige mishandeling door een huurder van een omwonende of een medewerker van de verhuurder, dan wel van een persoon die in opdracht van de verhuurder werkzaamheden uitvoert, past een tweede kans niet goed. Een sommatie heeft dan geen zin. In dat geval gaat het vooral om het bewijs van het incident.

• Indien mogelijk: contactgegevens van de wijkagent.

U moet uw overlastzaken dus vanaf het begin al goed en overzichtelijk documenteren. Dat is sowieso nodig in verband met het door u als verhuurder te leveren bewijs van de overlast, maar het voorkomt ook onnodig tijdverlies indien een gang naar de rechter noodzakelijk blijkt.

Dit artikel is geschreven door Paul Roks, hij is werkzaam bij VBTM advocaten en gespecialiseerd in het huurrecht.