Uw doel

Een ding staat vast: als u het onderwerp van de diefstal openlijk gaat bespreken, weerhoudt dat de dader in veel gevallen van een volgende diefstal. Of u door die openheid ook achterhaalt wie de diefstal heeft gepleegd, is nog maar de vraag. Het ligt er dus aan wat u wilt bereiken: diefstallen stoppen of de dader achterhalen en straffen?

Open kaart spelen: trek geen voorbarige conclusies
Voor medewerkers op een afdeling is onderling vertrouwen heel belangrijk. Zodra dat vertrouwen weg is, geeft dat bij mensen al snel een gevoel van onveiligheid. En dat is het laatste wat u wilt op een afdeling. Dus vanuit het oogpunt om de lucht te klaren, is het ‘in de groep gooien’ een reële optie.

Praktische tips

Een paar tips hoe u dit tijdens een werkoverleg kunt aankaarten:

Benoem de gebeurtenis en vraag iedereen ombeurten om hierop te reageren. Sommige medewerkers zullen hun eigen betrokkenheid ontkennen, andere brengen wellicht de geruchten over mogelijke betrokkenen naar voren brengen. Het kan de medewerkers in ieder geval opluchten om in het bijzijn van alle collega’s te zeggen hoe zij ertegenaan kijken.
De kunst is dan om vooral goed te luisteren en niet zelf al te gaan oordelen.
Door vooral te luisteren, weet u in ieder geval wat er speelt op uw afdeling en in de organisatie. Bovendien hoort u welke emoties er leven onder de medewerkers.
Geef aan wat het beleid van het bedrijf is ingeval de dader bekend wordt. Hier kan een afschrikkende werking van uitgaan.
Wat er ook uit het werkoverleg naar voren komt, trek in geen geval voorbarige conclusies. Een vermoeden van diefstal vraagt om grondig, maar ook integer onderzoek. En een valste beschuldiging van een medewerker kan namelijk heel veel schade aanrichten.

De dader achterhalen? Ga integer te werk

Vindt u het uiteindelijk het belangrijkst dat de dader op zijn of haar gedrag wordt aangesproken? Ga dan met uw vermoedens naar een vertrouwenspersoon of iemand van personeelszaken. Zo kunt u in vertrouwen uw verhaal kwijt.

Besluit een medewerker van personeelszaken om de kwestie serieus op te pakken en uit te zoeken? Houd er dan rekening mee dat u als leidinggevende van de afdeling nog wel betrokken bent, maar dat personeelszaken in zo’n geval vaak de leiding neemt in het onderzoek. Vragen die nu een rol gaan spelen:

• Wat zijn vermoedens en wat zijn de harde feiten? Hoe legt u de zaken rondom de melding van de diefstal vast voor dossiervorming?
• Hoe gaat u het gesprek aan met de betrokkenen?
  Welke acties kunt u vanuit de organisatie wel en niet ondernemen (bijvoorbeeld plaatsing camera’s)?
• Wanneer wordt het verstandiger de zaak over te dragen aan een extern onderzoeksbureau? En hoe stuurt u zo’n bureau vervolgens aan?
• Wie maakt u deelgenoot van uw verkregen kennis en informatie? Wees heel zorgvuldig in de stappen die u zet, anders is het risico groot dat beide partijen ‘schade oplopen’.

Lezersoproep

In iedere organisatie komen vervelende (interne) incidenten voor – kleinschalig zoals twijfel over de echtheid van een ziekmelding, tot fraude van medewerkers voor bijvoorbeeld een hogere plek op een woningwachtlijst. Hoe gaat u met dat soort incidenten en vraagstukken om? Wij beantwoorden graag uw vragen – u kunt uw casus of vraagstuk (anoniem) naar ons via redactie@corporatienl.nl

Dit artikel is geschreven door Bregje De Lannoy-Walenkamp. In de training Fact Finding geeft zij tips en handvatten voor het volledig en objectief vastleggen van gespreksverslagen en rapporten om zo te komen tot goede dossiervorming