Door Thomas de Heide

Met 56.000 woningen in steden als Leiden, Amersfoort en Utrecht is Portaal één van de grotere spelers in corporatieland. Mede door het grote verspreidingsgebied, van west tot oostelijk Nederland, versnipperde het ICT-systeem in de woorden van Keijts de afgelopen jaren. “De achterkant van onze organisatie bestond uit allerlei deelsysteempjes. Dat creëerde een houtje-touwtje-systeem, omdat data van het ene systeem niet goed was te lezen in het andere. We voelden ons te kwetsbaar worden om hier nog langer afhankelijk van te willen zijn.”

Eén grote legoplaat

Keijts knipte spreekwoordelijk de draden door om sneller inzicht te krijgen in zijn organisatie en integraal te kunnen denken. “We zijn begonnen om een alles overkoepelend systeem in te voeren waardoor er straks één grote legoplaat met bijbehorende steentjes ontstaat. Portaal wordt zo ingericht dat afdelingen taken niet los van elkaar kunnen uitvoeren. Iedereen moet samenwerken, dat dwingen we af; zelfstandig opereren kan niet meer.” Met deze manier van werken wordt een groot voordeel behaald, omdat medewerkers van verschillende afdelingen volgens Keijts openstaan voor elkaar. “Ze zijn niet langer bezig met het in stand houden van hun eigen toko binnen de organisatie.”

De Portaal-directeur ziet graag dat integraal denken ook corporatie breed wordt opgepakt. “Onderhoudsbusjes van verschillende corporaties in één wijk zijn niet nodig en we kunnen gezamenlijk gaan aanbesteden.” Portaal zet volgens Keijts al voorzichtig stappen op dit gebied met corporaties Mitros en Bo-Ex. Zo verzorgt het drietal al gezamenlijk het groenonderhoud.

Slimmer werken

De ‘draconisch hoge’ verhuurdersheffing is in de woorden van Keijts de belangrijkste reden geweest om het interne systeem grondig op de schop te nemen. Volgens hem heeft de maatregel een ‘louterende werking’. “We blijken veel slimmer en met minder kosten te kunnen werken.”

Met de integratie van één overkoepelend systeem voert Portaal tegelijkertijd een reorganisatie door. Keijts ziet het één niet los van het ander. “Je kunt wel bezuinigen, maar als je dan alle werkprocessen bij het oude laat schiet je er uiteindelijk niets mee op.” Tegelijkertijd beseft de bestuurder dat hij veel van zijn werknemers vraagt. “Daarom doen we dit stapje voor stapje.”

Snellere dienstverlening huurders

De omschakeling heeft niet alleen invloed op de medewerkers, ook de huurder moet het gaan merken. Zo moet de dienstverlening sneller worden door klanten volledig digitaal van dienst te zijn. “Klanten hebben geen behoefte om tussen hun vraag en oplossing door allerlei processen te doorlopen. Dat behoort straks tot de verleden tijd.”

Dit interview maakt deel uit van een interviewreeks over ‘integraal denken’ en wordt in samenwerking met softwareleverancier cegeka-dsa gebracht. De andere interviews rondom dit onderwerp leest u hier.