SVWN geeft tips en tricks voor hybride bijeenkomsten

Corporatie / 02 juli 2020
Claudia Siewers
Claudia Siewers
Directeur-bestuurder, Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN)

Bijeenkomsten in coronatijd. Wel of niet, of van allebei een beetje?

Masterclass

Een visitatie wordt begeleid door drie visitatoren, ieder met een eigen rol. Om visitatoren te ondersteunen bij hun werkzaamheden organiseert SVWN vier keer per jaar een masterclass. Daarin worden rapporten met elkaar besproken en becommentarieerd. De masterclass wordt ingeleid door iemand die op het onderwerp dieper ingaat.

Presteren naar Vermogen

Afgelopen week had ik de eer mijn eerste masterclass bij te wonen. Het onderwerp was Presteren naar Vermogen. In dit onderdeel van de visitatie wordt ingegaan hoe de maatschappelijke prestaties van de corporatie worden verantwoord en of de corporatie optimaal gebruik maakt haar financiƫle mogelijkheden. Dat laatste moet overigens niet verward worden met de IBW. In de IBW wordt de maximale leencapaciteit van een corporatie aangegeven. Maximaal lenen staat op gespannen voet met rentmeesterschap.

Hybride bijeenkomst

Om iedereen in de gelegenheid te stellen om de masterclass bij te wonen kozen wij voor een hybride variant. De masterclass was dus zowel digitaal als in persoon bij te wonen. Dit was de eerste keer dat wij op deze manier bijeen kwamen. Al met al was het een hele geslaagde masterclass. We willen graag leren en hebben de masterclass uitgebreid geƫvalueerd. De volgende keer wordt nog beter dat weet ik zeker!

Tips & tricks

Ga je ook een hybride bijeenkomst organiseren? Onze tips & trucs deel ik hier graag met jullie.
1. De onliners waren lijfelijk in de zaal aanwezig door een geplaatst scherm waarop zij te zien waren. Dank aan Joos Jacobs van Pentascope voor deze tip;
2. De lezing van Johan Conijn was te volgen via MS Teams. Helaas kan via MS Teams niet ingezoomd worden waardoor de sheets moeilijk te zien waren. Zoom kan dat wel, maar wordt niet door iedereen gebruikt. Het vinden van het juiste programma blijft lastig;
3. Tijdens de lezing bleek dat het scherm thuis niet geheel te zien was. Dat was niet bij allemaal zo, dus dat kan aan het device liggen. Ter plekke hebben we de cameraman instructies gegeven zodat het scherm toch helemaal te zien was. Het 06-nummer van de cameraman blijkt ook handig om te hebben, zodat de instructies makkelijk door te geven zijn;
4. Voor de onliners hadden we ook nog een chat opengesteld om vragen in te kunnen stellen. Een vraag stellen in de zaal blijkt toch makkelijker dan op afstand online. De volgende keer gaan we om de zoveel sheets even stoppen om de vragen in de zaal en online te behandelen;
5. Als er vragen of opmerkingen in de zaal worden gemaakt blijkt dat zachte stemmen voor de onliners niet goed te volgen zijn. De aanwezigen krijgen de volgende keer een microfoon zodat het geluid beter is;
6. Ondanks onze goede voorbereidingen bleek dat wij niet konden inloggen op Windows. Pas na 10 minuten lukte dat. Daardoor konden de onliners niet toegelaten worden tot de sessie terwijl het vaak wel fijn is om alvast met elkaar te kunnen kletsen. We gaan dus veel eerder inloggen om dit te voorkomen;
7. Als een onliner uit de vergadering valt, konden we die persoon niet bereiken. Een actuele lijst met e-mailadressen en 06-nummers blijkt uiterst handig.

Conclusie

Wat ons betreft is de digitale bijeenkomst een blijvertje. Maar zowel online als digitaal zijn blijken geen yin & yang. We blijven proberen zodat zoveel mogelijk deelnemers de masterclass kunnen volgen. Heb je tips & tricks voor mij? Leuk? Kijk op mijn avatar voor mijn contactgegevens.