Doel voorop
“Is er vanuit de bedrijfsstrategie nagedacht over wat de toegevoegde waarde van een dataverzameling moet zijn en wordt er ten behoeve van deze doelen data verzameld dan schieten we zeker niet door in het verzamelen van data.” Tom ziet veel versnipperde initiatieven die geen samenhang kennen met de rest van de organisatie en een afgebakend eigen doel nastreven. Daarin schuilt het risico om door te slaan in het vastleggen van data.
Impact maken
“Data zelf betekenen nog niet zo veel,” vertelt Tom. “Het zijn cijfers of gegevens die mensen wel of niet op hun eigen manier interpreteren. Pas op het moment dat we daarvan informatie maken, die informatie verrijken tot kennis en deze presenteren aan stakeholders, collega’s of huurders is er impact. Welke impact dat is, is helemaal afhankelijk van de ambities en doelstellingen van de corporatie, maar impact zal het hebben.”
Wat bedoelt hij daarmee? Tom: “Dat kan een zeer positieve impact zijn. Denk aan de motivatie van een team dat geconfronteerd wordt met prestatiecijfers van hun eigen proces. Of de impact op het imago door de prestaties op maatschappelijke doelen publiek te maken. Of de impact op de efficiëntie van de bedrijfsvoering door een hele schone en goed afgeschermde dataset.”
Risico’s
Daar zitten ook risico’s aan. Tom noemt als voorbeeld dat medewerkers zich onzeker en bekeken voelen doordat ze zich niet herkennen in de getoonde informatie. “Informatie die je in een dashboard presenteert wordt snel voor waar aangezien. Als je deze informatie gebruikt voor het nemen van beslissingen dan moet de informatie voor 100% kloppen. Het ontbreken van data zet aan tot het zelf inrichten van informatiesystemen waardoor de datakwaliteit achteruitgaat.”
Als corporatie moet je eerst nadenken over wat je met de mogelijkheden van jouw data wil en je moet inzicht krijgen in je eigen data sets. Wat is daarvan de kwaliteit? Hoe en hoe veilig is dat georganiseerd? Wat zouden wij willen en hoe gaan we dat organiseren?
Informatiemanagement maakt makkelijk
“Mits goed georganiseerd kan informatiemanagement de maatschappelijke opgave van de corporatie makkelijker maken,” is de overtuiging van Tom. Hij denkt daarbij aan opgaven zoals preventieve doelen op het gebied van incasso en welzijn, meetbaar maken van de prestatie op de verduurzamingsopgave en het efficiënter inzetten van onderhoudsmiddelen door gebruik te maken van Internet of Things toepassingen in het onderhoud. “Voorwaarden hierbij zijn dat er goede afstemming plaatsvindt tussen alle stakeholders, dat definities helder zijn en dat één partij in de lead is. Als je dat niet goed organiseert dan kan een onduidelijke informatievoorziening juist averechts werken.”
Tools en projectaanpakken voor het ophalen van data en tonen van informatie zijn er volgens Tom voldoende. “Maar informatiemanagement is veel meer. Deze voegt ervaring en kunde van mensen toe aan de informatie en maakt er kennis van. Kennis zodat we niet alleen weten dat de gemiddelde leegstandperiode 1,5 week is, maar dat we ook snappen of dit kort of lang is. En dat we
de impact is op de bedrijfsprocessen begrijpen. Of wat het betekent voor de doelstellingen van ons team en wat wij kunnen doen om dat te veranderen.”
Goed ingerichte informatie, inspireert, motiveert en zet aan tot actie. Dat kan zowel intern zijn, op stakeholders gericht of om bijvoorbeeld de actiebereidheid van huurders in het verduurzamingsvraagstuk te verhogen. SmartR heeft voor de samenhang van de verschillende aspecten voor succesvol gebruik haar eigen RIO-model. Dit meet het volwassenheidsniveau van alle aspecten, en niet bijvoorbeeld alleen die van de tooling. Door dit RIO-model goed in te zetten kunnen corporaties hun informatie verrijken en echt meerwaarde halen uit de gegevens die zij bezitten. Datadriven organisaties noemt SmartR dat.
