Online bijeenkomsten zijn voor iedereen nieuw en voor de mensen die ze voorzitten extra spannend. Of het nu een MT-vergadering, een werksessie of personeelsbijeenkomst is, online moet je een stuk harder werken om ieders aandacht erbij te houden.
Tot voor kort vond ik online bijeenkomsten drie keer niks. Ik vond ze vaak saai, rommelig en passief.
Dat veranderde toen ik uitzocht hoe je tijdens online bijeenkomsten de aandacht vasthoudt. Voor een training aan trainees van Talent in Huis paste ik tien tips toe. De training was een succes en nu vertel ik aan jan en alleman hoe geweldig online bijeenkomsten kunnen zijn. Ook aan jou.
Tien tips voor betere online bijeenkomsten
1. Tijd: online is tijd je beste vriend. Deel je online bijeenkomst op in blokken: maximaal 45 minuten ‘online werken’ en dan 15 minuten pauze. Dat ritme kun je maximaal 3 keer herhalen voordat een langere pauze nodig, liefst een van 1,5 uur.
2. Structuur: tijdsblokken van 45 minuten zijn de structuur. Binnen die 45 minuten wissel je af tussen plenair luisteren, plenair werken en in subgroepen praten en werken.
3. Begeleiding: de voorzitter of procesbegeleider is online belangrijker dan ooit. Deze persoon leidt het gesprek, bewaakt de tijd, stelt vragen en vat samen (eventueel met behulp van een digitaal whiteboard).
4. Gesprek: stel minder open vragen en meer prikkelende, gesloten vragen. Wijs mensen aan voor antwoorden en noem ze bij naam – dat kan, want de namen staan in beeld: Joan, wat denk jij hiervan? en Rob, wat denk jij van wat Joan net zegt?
5. Inhoud: gebruik je PowerPoint, versimpel dan je presentatie. Maximaal 5 slides per 30 minuten. Heb je meer slides nodig voor je verhaal, dan moet je of meer uit je hoofd leren of de slides veranderen.
6. Start: start met een open vraag zoals wie is er vandaag buiten geweest? of wie had een lockdownvoornemen? Het mooiste is als de vraag gerelateerd is aan het onderwerp van de bijeenkomst. Experimenteer hierbij met verschillende technieken: ‘virtueel handje’ omhoog, loop weg uit beeld of pak er een voorwerp bij.
7. Opening: benoem de volgende vier dingen in ieder geval in je openingswoord:
- Het doel van de bijeenkomst.
- Wat de bijeenkomst de aanwezigen oplevert.
- Welke onderwerpen aan bod komen.
- Welke procesafspraken er zijn; hoe stellen mensen hun vragen, welke technieken je gaat gebruiken en wanneer de pauzes zijn.
8. Kleding: kleed je alsof je naar kantoor gaat en draag geen witte bovenkleding of iets met een drukke print. In mijn geval stelde de camera de lichtbalans vast op mijn witte overhemd. Wat we ook probeerden met lampen en lichtinval, mijn gezicht bleef onderbelicht.
9. Houding: ga staan en gebruik twee schermen, een voor de presentatie en een voor de deelnemers. Zet de spullen op een tafel of kast voor je. Hang desnoods spiekbriefjes ernaast. Richt je ‘studio’ zo in dat jij je er prettig bij voelt.
10. Afronden: sluit de bijeenkomst af zoals je hem begon. Dus met een ludieke vraag. In mijn geval vroeg ik de trainees om een voorwerp te pakken dat nu voor hen symbool stond voor strategie. Een hamer, kookboek, zonnebril of plant, iedereen had er een leuke uitleg bij.
Digitale ontgroening
Gelukkig kwam mijn angst niet uit. In de voorbereiding had ik dan wel drie keer meer tijd gestoken dan de training zelf duurde, maar het was het waard. Alsnog verliep zeker niet alles vlekkeloos. De presentatie liep vast. Mijn gezicht was onderbelicht. En achteraf vonden de trainees het werken in subgroepen alsnog te kort.
Waardevolle lessen. En gelukkig hoeven online bijeenkomsten (nog) niet vlekkeloos te verlopen. Experimenteren en leren mag nog. Doe daar je voordeel mee en ‘ontgroen’ jezelf.
