Zonder voldoende quorum geen besluit
Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen is voldoende quorum vereist. In de meest voorkomende Modelreglementen (MR’s) is voor ‘gewone’ besluiten bepaald dat minimaal de helft van het maximaal uit te brengen stemmen aanwezig/vertegenwoordigd moet zijn. Voor besluiten waar een zogenoemde versterkte meerderheid is in alle MR’s bepaald dat dan ook een hoger quorumvereiste geldt van ten minste 2/3 van het maximaal uit te brengen stemmen.
Waarom bestaat er eigenlijk een quorumvereiste?
Uitgangspunt bij VvE’s is dat er sprake is van een democratisch besluitvormingsprincipe. Ook hier vinden we een maatschappelijke kernwaarde terug in het appartementsrecht. Het quorum beoogt deze kernwaarde te garanderen en daarmee te voorkomen dat een klein aantal leden van een VvE verstrekkende besluiten kunnen nemen die gevolgen hebben voor de VvE en de (niet aanwezige) overige appartementsrechteigenaren.
Uit de vooraf ondertekende presentielijst wordt duidelijk of aan een quorumvereiste is voldaan. Nu komt het wel eens voor dat appartementseigenaren – om wat voor reden dan ook – een vergadering vroegtijdig verlaten. Wat nu als daardoor minder dan het minimaal benodigde aantal stemmen aanwezig is? Voor het reeds vastgestelde quorum speelt dit geen rol.
Quorum niet gehaald = tweede vergadering
Het mag duidelijk zijn dat wanneer het quorum niet wordt gehaald er ook geen rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. In dat geval moet een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. Een zogeheten tweede vergadering. Voor een tweede vergadering geldt geen quorum vereiste. Het moet voor de genodigden wel duidelijk zijn dan het om een tweede vergadering gaat.
In de praktijk is bij veel VvE’s met grote zekerheid te voorspellen dat een tweede vergadering nodig zal zijn omdat er simpelweg op de eerste vergadering steevast een te lage opkomst is. Is er voor het bestuur van de VvE nu een manier om te voorkomen dat appartementseigenaren onnodige tijd vrij moeten maken voor een extra vergadering met de nodige extra kosten tot gevolg?
Hoe voorkomt u dat appartementseigenaren onnodig tijd vrij moeten maken?
Er zijn al de nodige oplossingen voor dit probleem in de praktijk geprobeerd. Men denke hierbij aan het op voorhand inplannen van de eerste en tweede vergadering op dezelfde dag. Deze en andere oplossingen bleken telkens niet de rechterlijke toets te doorstaan. De regels die in de MR’s zijn opgenomen, moeten worden nageleefd. Dit betekent voor de VvE dat een eerste vergadering in ieder geval los van een tweede vergadering zal moeten worden gehouden.
Is er dan geen praktische oplossing te bedenken?
Ten eerste is het belangrijk in de oproepingsbrief uit te leggen dat wegens de – lang bekende – problematiek van de te geringe opkomst, gekozen is voor een andere wijze van oproeping.
Vervolgens kan men bij de uitnodiging voor de eerste vergadering vermelden dat indien op de eerste vergadering het quorum niet wordt gehaald een tweede ‘quorumloze’ vergadering zal plaatsvinden op een dan al bekende datum, tijdstip en locatie (tussen 2 en 6 weken later). Het is verstandig dan in die oproepingsbrief expliciet op te nemen dat bij vaststelling van onvoldoende quorum verwijzing volgt naar de tweede vergadering. De eerste vergadering zal direct worden gesloten zonder verdere behandeling van de overige agendapunten. Het gemak zit hierin, dat dan voor de eerste vergadering als locatie een kleine locatie, mogelijkerwijs in het complex, kan worden genomen. Het laten plaatsvinden van de eerste vergadering op een kleine locatie, heeft naast een financieel voordeel het voordeel dat er dan in ieder geval weinig animo voor het daadwerkelijk verschijnen zal zijn.
Daarnaast is van belang dat de bestuurder of de beheerder tijdens de eerste vergadering de mogelijkheid biedt dat de wèl aanwezige leden direct een volmacht kunnen invullen en ondertekenen. Deze kan tijdens de tweede vergadering worden gebruikt. Die leden hoeven dan dus in ieder geval niet voor de tweede vergadering terug te komen. Dit kunnen dan ook volmachten zijn waarop het betreffende lid bij elk onderwerp of besluit aan kan geven of hij voor of tegen stemt, een zogenoemde beperkte volmacht dus.
Los van dit alles geldt natuurlijk dat, in het geval van weinig animo voor vergaderingen zoveel mogelijk vóór de (eerste) vergadering moet worden geprobeerd om volmachten bij niet-verschijnende leden op te vragen.
Conclusie: sla de eerste of tweede vergadering nooit over maar maak het de VvE wel gemakkelijker. De tweede vergadering kan immers vaak minder tijdrovend en minder kostbaar zijn.
