Onderhoud belangrijk

Primair is lean gericht op het verbeteren van de processen ten behoeve van de klant. Dit gebeurt door de mensen die zich het dichtst op de werkvloer, en dus meestal het dichtste bij de klanten bevinden.

Voor procesverbetering heb je teams nodig die effectief met elkaar communiceren. Ze moeten zich vrij voelen om met ideeën te komen. Teams waarin eigenaarschap op de juiste plek is belegd. En teams waarbinnen het gewenste gedrag helder is. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan “onderhoud” van jouw teams.

Samenwerking binnen teams

Belangrijk voor een goede teamsamenwerking is samenhang en verbondenheid. Neem met je team de tijd om gezamenlijk te spreken over het bestaansrecht van het team: waar zijn wij van? En bepaal samen heldere en aansprekende teamdoelen. Willen we allemaal hetzelfde? En hebben we het teambelang voorop staan? Teamdoelen die betekenis geven aan het werk, geven de teams richting en teamleden voelen zich gemotiveerd om hier samen aan te gaan werken.

Om resultaten op de doelen te behalen tonen diverse onderzoeken aan dat teams met een grote diversiteit reflectiever zijn dan homogene teams. Die reflectie leidt tot beter presteren.

Goed functionerende teams bestaan uit mensen die elkaar aanvullen én tegenwicht bieden. Zo heb je mensen nodig die creatief zijn en met nieuwe ideeën komen, maar ook mensen die de ideeën tot uitvoering brengen.

Wanneer ieders kwaliteiten en talenten helder zijn, kunnen rollen en eigenaarschap in het team belegd worden. Ieder individu kan zich dan herkennen in de teamdoelen en weet op welke manier hij daar vanuit zijn rol in kan bijdragen. Vanuit de kracht van de samenwerking als team zal een sterke verbondenheid worden ervaren.

Gewenst gedrag

Naast gemeenschappelijke doelen en een manier van werken, vraagt goed teamwork ook om een gemeenschappelijke taal. Hoe gaan we met teamuitdagingen om en wat mogen we van elkaar verwachten? Vaak is gewenst gedrag in een team impliciet. Wanneer dit niet expliciet wordt gemaakt, kun je elkaar er ook niet op aanspreken. Welke gedragsregels spreken we met elkaar af? Hoe spreken we elkaar aan op prestaties en gedragingen?

Het is belangrijk om het gewenste gedrag – hoe klein ook- te blijven benoemen en direct te belonen. Uiteindelijk is dat de meest effectieve wijze om ongewenst gedrag om te zetten in gewenst gedrag. Elkaar erkenning geven over goed werk.

Samenwerking tussen teams

Naast onderhoud in de teams behoeft ook onderhoud tussen teams aandacht. Een blik naar buiten toe: hoe kunnen wij het beste samenwerken met de teams waarmee wij in onze processen veel te maken hebben? Processen leveren een product op, meestal een dienst. Die dienst vertegenwoordigt klantwaarde. Dus klantwaarde is gediend met goed lopende processen en in lijn daarmee goede samenwerking binnen en tussen teams. Dat is precies de reden waarom wij bij procesverbetering altijd werken met “verbeterteams”.

In een verbeterteam zijn alle afdelingen of disciplines van het proces door een afvaardiging vertegenwoordigd. Horizontaal wordt het proces (soms letterlijk!) doorlopen om erachter te komen hoe er eigenlijk (samen)gewerkt wordt.

Deze sessies leveren altijd ‘eye-openers’ op tussen teams: ‘Nu snap ik pas wat jullie allemaal moeten doen!’ of ‘Hebben we het echt zo ingericht?’ Door samen het hele proces in beeld te brengen, ontstaan grote inzichten en daarmee doorbraken. Verbinding is gemaakt. Werkwijzen worden beter op elkaar afgestemd.

Hoe kun je dat blijvend doen? Of het nou gaat om samenwerking in of tussen teams, een belangrijke verbindende factor is elkaar op regelmatige basis ontmoeten. Dit kan informeel zijn aan de koffieautomaat om het weekend door te nemen of formeel en routinematig in de vorm van een dagstart of een dagevaluatie. Teams die regelmatig de tijd nemen om stil te staan bij het eigen functioneren zijn de best presterende teams.

Meer lean

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen waarin het thema ‘in verbinding’ centraal staat. Hierin geeft CorporatieNL-lid Lean Verbeeten haar visie vanuit het lean gedachtegoed op het organiseren van verbinding, op allerlei verschillende manieren en niveaus. Kun je niet wachten op het volgende artikel en wil je meer weten? Neem dan gerust eens een kijkje op de website www.leanverbeeten.nl