Structuur maakt data bruikbaar

Of we doorschieten in het verzamelen van data is volgens Karin Verdooren afhankelijk van de mate waarin je verzamelde data benut. Verdooren: “GroenWest kijkt bij het verzamelen van data daarom niet naar de kwantiteit, maar naar het nut en de toepasbaarheid van data. Het gaat om de ‘waarom’-vraag. Hoe meer data je hebt en die slim weet te combineren, hoe meer je weet. De keerzijde is echter dat naarmate je meer verzamelt, het meer tijd kost om alles up-to-date te houden. Dat is in principe geen probleem, zolang het doel maar helder is en het duidelijk is wat het oplevert.”

Op dit moment legt GroenWest data vooral vast om haar primaire processen uit te voeren. De stap die zij wil zetten is om data op een gestructureerde wijze te verwerken, zodat deze tot bruikbare informatie leidt om sturing te geven aan primaire processen én tactische en strategische keuzes. “Voor databasedata gaat het wel de goede kant op, maar voor ongestructureerde data zoals e-mail en WhatsApp is dit nog veel minder het geval.”

Andere mindset

“Er is steeds meer data beschikbaar om beter onderbouwde keuzes te maken. Data kunnen helpen om de klantvraag beter of eerder te ontvangen en te interpreteren en daarmee ook beter te beantwoorden.” Dit heeft wel gevolgen voor medewerkers en het werk aldus Verdooren.

“Het vraagt van ons een andere mindset. Vaak is de persoon die de data verzamelt of vastlegt iemand anders dan degene die de data gebruikt in het proces. Het is de uitdaging om deze verschillende belangen bij elkaar te brengen.”

Er zijn meer gevolgen. Zo ziet Verdooren dat het gewenste opleidingsniveau stijgt, dat er meer wordt geïnvesteerd in ict en dat de processen rondom opslag en beheer van data verbeterd worden. En paradoxaal genoeg ziet zij dat de beschikbaarheid van informatie toeneemt, maar dat tegelijkertijd ook de vraag naar informatie stijgt.

Maatschappelijk presteren

“Organisaties die digitalisering hoog op de agenda hebben staan, zullen hun maatschappelijk opgave beter kunnen uitvoeren,” zegt Verdooren. “Goede datakwaliteit is een voorwaarde om de bedrijfsprocessen soepel en efficiënt te laten verlopen, dus in dat opzicht draagt het bij aan het behalen van de maatschappelijke opgave.” Daar zit wel een voorwaarde aan vast. “Vooraf moet je goed nadenken over welke data je verzamelt en waarom en hoe je dit vervolgens inricht en up-to-date houdt.”

Totaalbeeld

Je kunt zoveel met data doen dat het haast ondoenlijk is om alle mogelijkheden te benoemen. Bij GroenWest zien ze twee concrete vraagstukken waarbij het gebruik van data een belangrijke rol kan spelen. “We zien dat beschikbaarheid van data kan zorgen voor het bieden van context: het hebben van een totaalbeeld rondom de situatie waarin een huurder, een complex of een wijk zich bevindt. Ook met het oog op de toenemende leefbaarheidsproblemen wordt het kunnen werken vanuit een totaalbeeld steeds belangrijker.”

Daarnaast werkt GroenWest met een aantal externe partijen, waaronder ketenpartners in onderhoud. “Hoe zorgen we dat de samenwerking verbetert en we tegelijkertijd wel grip houden op de data over ons bezit? Het is belangrijk om gegevens op een centrale plek vast te leggen. Zodat het je ook minder afhankelijk maakt van de partijen waarmee je samenwerkt en dat je geen dubbele administraties hoeft bij te houden.”

Gegevens delen

Om haar taak goed uit te uitvoeren werkt GroenWest steeds meer samen met haar maatschappelijke partners, zoals gemeente, schuldhulpverlening, zorgpartijen, welzijn. Zij deelt in sommige gevallen gegevens met deze partners. Verdooren: “Vaak gaat het om geaggregeerde gegevens van een buurt of complex, maar soms is het nodig om – bijvoorbeeld tijdens een casusoverleg over een huurder – informatie uit te wisselen met begeleiders in de zorg of schuldhulpverlening. Dit alles uiteraard binnen de afspraken zoals vastgelegd in convenanten en de Algemene verordening gegevensbescherming.”

Veel te winnen

Het is duidelijk dat GroenWest actief bezig is in het benutten van de kansen die data bieden. Is zij hier al voldoende vaardig in? “We zijn op de goede weg,” zegt Verdooren. “De komende jaren ligt de focus op het beter benutten en organiseren van data en het verder digitaliseren van onze processen. Maar er is nog veel te winnen als het gaat om de inzet van data als onderbouwing voor tactische en strategische keuzes.”

Meer visies

In de komende weken verschijnen meer artikelen bij CorporatieNL met de visies van bestuurders en directieleden van onder meer deltaWonen, Mitros, Staedion, Zaam Wonen, Rentree, Autoriteit woningcorporaties, Thuisvester, KleurrijkWonen, Vidomes, Lefier, Mercatus, Groninger Huis, Mooiland, Rabobank, cegeka-dsa, SmartR, Woonstede, Zayaz, OFW.