Wat is een dashboard eigenlijk?
Luc Wolfs: “Een dashboard is een set van relevante informatie dat bijdraagt aan het doel wat je wilt bereiken. Een dashboard gebruik je dagelijks als je in je auto op pad gaat. In het dashboard van je auto zie je bijvoorbeeld de snelheid die bepaalt hoe laat je wilt aankomen, het toerental dat zegt of de motor op maximale koppel draait, de temperatuur van de olie dat laat zien op welk moment je de motor maximaal kan belasten en de hoeveelheid benzine die vertelt hoever je nog kan rijden.”

“Een dashboard komt tot stand op basis van vragen waarvan het antwoord inzicht geeft en hiermee bijdraagt aan een vooraf gesteld resultaat.”

Hoe kun je een dashboard maximaal benutten?
Wolfs: “Door vooral van te voren te bedenken op welke vragen de informatie uit het dashboard inzicht moet geven. Het dashboard moet aansluiten bij de vraag. Daarbij gaat het niet alleen om de cijfers. Ook het maken van analyses zou tot de mogelijkheden moeten behoren om mogelijke knelpunten te ontdekken en verbeteringen door te voeren die je weer met het dashboard kunt monitoren.”

Wat is het belang van een goed dashboard voor een corporatie?
Wolfs: “Het belang is om continu te verbeteren. Periodieke monitoring met een dashboard geeft inzicht en draagt bij aan het verbeteren van prestaties en processen. De PDCA-cyclus in optima forma.”

“Monitoring met een dashboard vereist overigens ook de juiste competenties. Deze competenties moeten bij de corporaties aandacht krijgen om medewerkers het maximale aan inzichten eruit te laten halen.”

Voor een dashboard heb je data nodig, is die data altijd goed op orde?
Wolfs: “Nee, de data is nog niet overal goed op orde. Betrouwbare data die juist en volledig is, is echter wel nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Een dashboard draagt bij aan de datakwaliteit en kun je ook inzetten om de datakwaliteit op het gewenste niveau te krijgen én te houden.”

“De benodigde data is afhankelijk van de informatie die je wilt hebben. Als blijkt dat je nog niet over de juiste data beschikt dan onderzoek je in welk proces, welke applicatie je de data moet registreren om deze wel beschikbaar te krijgen. Hierbij komt de waarom-vraag kijken: waarom is de data nodig? Als medewerkers antwoord kunnen geven op deze waarom-vraag kunnen zij de data ook gaan verzamelen en de kwaliteit van de data borgen. Betrokkenheid van medewerkers en communicatie over het waarom van de informatie is relevant.”

Wat is de ervaring bij corporaties die al werken met een dashboard?
Wolfs: “Voor wat betreft de informatievoorziening gebruiken veel corporaties nog vaak Excel. Zij moeten leren niet alleen gegevens te verzamelen en te presenteren, maar moeten zich de vraag stellen waarom ze de informatie nodig hebben en wat ze met de informatie beogen. Bijvoorbeeld voor inzicht, prestatieverbetering, risicoanalyses enzovoort.”

“Corporaties gebruiken informatie nu nog vaak om zich te verantwoorden richting AW en stakeholders. Gelukkig zien corporaties de dashboards steeds meer als instrument om te sturen en te verbeteren. Het succes van een dashboard ligt in de samenwerking tussen de business, control en de verantwoordelijken voor data, ICT of I&A. Als je deze driehoek implementeert verbetert de informatievoorziening bij de corporatie aanzienlijk.”

Hoe zie je de toekomst ten aanzien van dashboards?
Wolfs: “We staan nog maar aan het begin. De sector is bezig te leren van de dashboards en de inzichten die het geeft. Naast het goed kunnen analyseren van de data en het omzetten van de inzichten naar verbeteracties zijn we al bezig om de processen te analyseren en monitoren met Process Mining en voorspellingen te doen op basis van de data. LEAN en Process Mining worden onlosmakelijk met elkaar verbonden voor de beste resultaten.”

“Ook bij ongestructureerde data zoals social media en e-mail zal mining steeds meer worden ingezet om ook hier meer en meer informatie uit te halen voor analyses. Data wordt de nieuwe asset. Het juiste gebruik van data zal zeker leiden tot nieuwe innovaties binnen de corporatiesector waar de huurder straks grote voordelen in zal kennen.”

Dit interview verschijnt tevens in bewerkte vorm als artikel in het e-book Digitale Transformatie van Corporaties dat alle leden van CorporatieNL medio 2021 gratis ontvangen.