De afgelopen 10 jaar heb ik mij verbaasd over hoe gemeenten en woningcorporaties software hebben aangeschaft: vaak zonder dat er een echte strategie, laat staan een visie op het waarom van deze aanschaf, aan ten grondslag lag. Ik heb de aanschaf ervaren als een impulsaankoop onder druk van een politiek gesternte, maar vaak ook als aankoop omdat ‘iedereen dat toch doet’. Denk hierbij aan de wildgroei van ‘mijn …’-portalen of sociale intranetten die serieuze investeringen vergen, maar in de praktijk niet navenant door eindgebruikers worden gebruikt.

Hoe weet je dat je geen kat in de zak koopt én wat de consequenties voor jouw organisatie en de mensen binnen de organisatie zijn wanneer er geen visie of strategie is op basis waarvan je de specifieke software gaat aanschaffen? Vaak zijn de (langetermijn)consequenties van deze aankoop ook niet duidelijk. Regelmatig gaat de implementatie van software voor ondersteuning van klant- of bedrijfsprocessen gepaard met een noodzakelijke cultuurverandering. Zowel voor de interne als voor de externe organisatie.

Aanbestedingen zijn nutteloos …

Als een ondersteunende strategie ontbreekt, zijn aanbestedingen – inclusief grote pakketten van eisen -nutteloos. Deze ondersteunen immers (onbewust) in dit geval de impuls en beschrijven vaak bestaande en gewenste techniek. Let op: 85% van ons koopgedrag gebeurt onbewust en bevestigt onze impuls.

Ik adviseer organisaties daarom om op basis van een kritische reflectie nog eens na te gaan welke waarde de aanschaf van software zou moeten toevoegen. Voorbeelden kunnen dan zijn:

• het verbeteren van klantervaring;
• de realisatie van een besparing/bezuiniging;
• het bijdragen aan een maatschappelijk doel.

Op basis van de geïdentificeerde toegevoegde waarde vraag je leveranciers mee te denken over hoe je deze doelen samen kunt bereiken. En hoe je ze meet! Ik zeg hier bewust samen, omdat de leverancier partner moet zijn in de te behalen doelstelling en dus ook risicodragend bij het behalen van deze doelstelling. Het voordeel is dat iedere leverancier zichzelf tegenwoordig ook partner wenst te noemen in plaats van leverancier. Dus een discussie rondom deze verantwoordelijkheid kan snel worden beslecht!

Ook met andere leveranciers aan tafel

Experimenteer tot slot ook eens met het uitzetten van deze vraag via socialmediakanalen of organiseer de uitvraag langs principes van open innovatie. Zo voorkom je dat iedere keer dezelfde leveranciers aan tafel zitten en er dus ook geen vernieuwende inzichten ontstaan. In de publieke sector, en zeker bij gemeenten en woningcorporaties, zit de markt veel te veel op slot. Wanneer je op gevoel een geschikte partner hebt gevonden, laat deze dan ook rationeel aantonen dat hij de gezamenlijke opdracht succesvol kan ondersteunen. En doe dit dus niet met een groot pakket van eisen, maar laat je inspireren door de principes van prestatie-inkoop, waarbij vertrouwen in elkaar belangrijker is dan het afdekken van wantrouwen.

Zelf ervaringen of ideeën rondom dit onderwerp? Schroom niet om ze in te brengen. Ook hier geldt ‘2 weten meer dan 1’.