Meer thuis

‘Uit & thuis’ werken, waarbij een deel van het team aan de keukentafel werkt en anderen op kantoor, kan de verbinding van de mensen op korte en lange termijn in de weg staan. (Informeel) contact onderhouden, van elkaar leren in de praktijk en competenties ontwikkelen zijn erg belangrijk voor groei en het voortbestaan van de organisatie.

Als verbinding tussen de mensen in een organisatie niet meer spontaan tot stand komt, dan moet deze in onze ogen worden georganiseerd. Hoe doe je dat? Hoe ga je ervoor zorgen dat je bijvoorbeeld als team met elkaar goed in verbinding blijft? En vindt dit in fysieke vorm plaats of juist digitaal?

Georganiseerde verbinding: fysiek of digitaal?

Een overlegstructuur is van belang voor elke organisatie. Of je nou een grote verandering aan het doorvoeren bent of om prestaties inzichtelijk te maken aan je mensen. Hoe organiseer je dat mensen zaken zelf oppakken, overlegtijd efficiënt benutten en naast de waan van de dag werken aan lange termijn doelen? Daarin hanteren we de volgende richtlijnen:

Vaak en kort bijeenkomen: digitaal

Maak een duidelijk vast schema met vaste overleggen voor het herkennen en bespreken van de uitdagingen ten opzichte van het ideaal. Bespreek dan ook de verbeteringen.

Organiseer deze overleggen vaak, strak en kort. Gebruik tijd als stimulans om mensen snel ‘to the point’ te laten komen. Dit zijn overleggen die sterk gestandaardiseerd zijn en digitaal kunnen plaatsvinden.

Voorkom een mengvorm van fysieke en digitale aanwezigheid. De mensen aan de keukentafel zullen er dan ‘bijhangen’. Je wilt een gelijk speelveld, waarin iedereen actief participeert. Geef in deze frequente overleggen aandacht voor de menselijke gemoedstoestand, bijvoorbeeld met een check-in, smiley of persoonlijke succes ervaring.

Incidenteel en lang bijeenkomen: fysiek

Organiseer voor het bepalen en levend houden van de stip op de horizon of teamontwikkeling enkele keren per jaar een lange bijeenkomst met een duidelijke agenda. Dat doe je voor het plaatsen van de stip op de horizon (Waarom), het stellen van doelen (Hoe gaan we dat realiseren) en de strategiebepaling (Wat gaan we daarvoor doen). Maar ook voor het opvolgen van de successen en volgende stappen.

Deze bijeenkomsten vragen om afstemming, discussies, creativiteit en bepaald gedrag. Daarvoor is digitaal werken niet gewenst en is het belangrijk elkaar te ontmoeten op een inspirerende locatie. Laat mensen vertellen welke drijfveren ze hebben, wat de stip aan de horizon voor ze betekent en welke bijdrage ze hieraan geleverd hebben.

Wij zien in de afgelopen tijd dat teams die erin zijn geslaagd om gestructureerd de verbinding te organiseren, ook de teams zijn die fijn werken en succesvol zijn.

Meer lean

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen waarin het thema ‘in verbinding’ centraal staat. Hierin geeft CorporatieNL-lid Lean Verbeeten haar visie vanuit het lean gedachtegoed op het organiseren van verbinding, op allerlei verschillende manieren en niveaus. Kun je niet wachten op het volgende artikel en wil je meer weten? Neem dan gerust eens een kijkje op de website www.leanverbeeten.nl