Isis Desumma en Michel Boender van SWEMP over robots en corporaties

Digitaal / 01 februari 2021
Redactie
Redactie
Redactie, CorporatieNL

Het werk bij de corporatie verandert de komende jaren ingrijpend. Want of je het wilt of niet, je zult meer met robots, kunstmatige intelligentie, slimme data en cloud-diensten gaan werken. CorporatieNL onderzoekt de nieuwe ontwikkelingen en vraagt haar leden om een toelichting, zodat we de betekenis voor jouw werk duidelijk krijgen. Ditmaal is het woord aan Isis Desumma (directeur) en Michel Boender (coördinator kennisgroep RPA) van SWEMP, om hun ervaringen met de inzet van robots bij corporaties te delen.

SWEMP is ontstaan uit de samenwerking van de vijf grote woningcorporaties Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal. Het samenwerkingsverband brengt veranderkracht en vervult een voortrekkersrol in onze sector. Zo heeft zij onder meer een kennisgroep die zich bezighoudt met robotisering bij corporaties. Daar willen we meer van weten.

Wat is dat eigenlijk, een robot?

Michel Boender: “Een robot is een virtuele collega die heel goed is in het uitvoeren van gestructureerde bulktaken.”

Isis Desumma: “Een robot is een gedigitaliseerd deel van een proces. Een robot kan vooral goed helpen bij die onderdelen van een proces die eenvoudig en routinematig zijn. Zo halen we bijvoorbeeld overbodige muisklikken uit een proces.”

Waarom is het handig dat corporaties gebruik maken van robots. Wat levert het onze huurders op?

Michel: “De kenmerken van werken met robots zijn een snelle terugverdientijd doordat je een scripts kunt maken en implementeren, hoge productiviteit, omdat een robot sneller werkt dan een mens en verhoogde kwaliteit, want een robot maakt geen fouten. De effecten voor onze huurders zijn zowel direct als indirect. Direct doordat iets sneller gaat. Bijvoorbeeld het versturen van een eindnota op dezelfde dag als de eindopname, in plaats van binnen twee weken. Indirect doordat het werken met robots kostenverlagend kan werken, waardoor je meer middelen overhoudt voor de kerntaak van de corporatie.”

Isis: “Een robot werkt 24 uur per dag en is in staat om een taak sneller op te pakken. Een huurder is dus eerder geholpen. Bij bulkprocessen maken robots bijvoorbeeld ook minder fouten.”

Waar kun je als corporatie een robot voor gebruiken?

Michel: “In ieder geval voor gestructureerde bulktaken. Denk dan aan werkzaamheden op een financiële administratie als het verwerken van facturen. Een onderhoudsafdeling voor het bijwerken van de orderadministratie. Een IT-afdeling voor het aanmaken van accounts voor nieuwe medewerkers. Tegenwoordig is het ook steeds beter mogelijk om werkzaamheden te robotiseren waar medewerkers samenwerken met robots.”

Wat zijn de gevolgen van de toenemende robotisering voor de corporaties?

Michel: “Uiteindelijk zullen corporaties veranderen. Niet alleen door robots, maar technologie zal ervoor zorgen dat het werk verandert. Wat is bijvoorbeeld de toekomst van een grote gecentraliseerde financiële afdeling als we facturen verwerken via portalen, koppelingen en robots? Maar op de korte termijn zie je vooral kleinere wijzigingen. Bijvoorbeeld minder overdrachtsmomenten tussen afdelingen, omdat de robot zelf z’n werkvoorraad uit een document of een systeem haalt.”

Isis: “Het vraagt in elk geval dat je kennis ontwikkelt over het maken van robots, maar ook over het slim onderhouden ervan. Binnen SWEMP wisselen we kennis over robots met elkaar uit. Over slimme manieren om robots in te zetten bijvoorbeeld. En soms kun je de robot van de ene corporatie ook prima inzetten bij een andere corporatie. We hoeven het wiel dan niet opnieuw uit te vinden. En we investeren ook in kennisontwikkeling voor ons allen. We hebben met dit doel nu gezamenlijk een kennispartner aangetrokken, die ons helpt om gemeenschappelijke standaarden te ontwikkelen op het gebied van scriptontwikkeling en beheer. Zodat we samen nog beter worden in het slim toepassen van robots.”

Hoe ziet de ontwikkeling eruit ten aanzien van robots?

Michel: “De meeste corporaties staan aan het begin van een robotavontuur. Hier is nog genoeg potentieel. Er zijn vele gestandaardiseerde bulktaken die je met een eenvoudige Robotic Process Automation-tool kunt robotiseren. Daarna komen de wat meer ingewikkelde processen waar de robot zo nu en dan input of advies vraagt aan een medewerker voordat die verder gaat met z’n taak. Tot slot robots die samenwerken met een tool voor kunstmatige intelligentie en daarmee steeds meer zelfstandig aan het werk kunnen.”

Heb je nog tips voor het gebruik van robots?

Michel: “Begin met een proof of concept. Oftewel begin gewoon met een proces te robotiseren om zo enthousiasme te kweken in je organisatie. Begin je op stoom te komen vergeet dan niet om eerst een stabiele basis neer te zetten. Zorg ervoor dat je standaarden neerzet op ontwikkeling, governance en beheer. Denk ook na over de positionering. Het is altijd een samenspel tussen IT en business, maar de verhouding is heel erg afhankelijk van je eigen organisatie.

Isis: “En maak gebruik van de kennis en kunde die er binnen of buiten de branche al is. Mensen kunnen bijvoorbeeld altijd contact met SWEMP opnemen, als ze er meer van willen weten. Wij delen graag. Hoe meer corporaties hun werkzaamheden op een klantvriendelijke, (kosten)efficiënte en prettige manier kunnen inrichten, hoe beter.”

Dit interview verschijnt tevens in bewerkte vorm als artikel in het e-book Digitale Transformatie van Corporaties dat alle leden van CorporatieNL medio 2021 ontvangen.