Samenwerking voor de toekomst
In SWEMP werken vijf grote woningcorporaties samen. De eerste letters van hun namen vormen het woord SWEMP: Staedion, Woonbron, Eigen Haard, Mitros en Portaal. Zij gebruiken allemaal het hetzelfde primaire systeem en trekken gezamenlijk op bij vernieuwingen en aanpassingen. SWEMP heeft een voortrekkersrol in onze sector en doorgaans vindt wat daar wordt uitgevonden zijn weg in de rest van onze sector.
Standaardisatie
Bert Halm, bestuursvoorzitter bij Eigen Haard en voorzitter van SWEMP, vertelt waarom het tijd is voor een nieuwe visie: “SWEMP 1.0, waarmee we in 2015 startten, was probleemgedreven. Belangrijkste doel was ons gezamenlijke ERP-systeem verbeteren en de contracten met de leverancier professionaliseren. Dat hebben we inmiddels in grote lijnen op orde, al kost het nog steeds veel aandacht. Onze nieuwe visie SWEMP 2.0 is strategiegedreven, daarin geven we verder invulling aan onze langjarige, nauwer wordende samenwerking. We willen vaart maken, want we moeten door met de standaardisatie.”
Cloud vereist snelheid
Over een paar jaar zal alle software in de cloud draaien en dat betekent werken met generieke software, dus zonder maatwerk. Halm: “Als we nu zoveel mogelijk standaardiseren, wordt de stap naar de cloud makkelijker. Daar is meer vaart voor nodig, daarom hebben we een aantal afspraken gemaakt. Ten eerste hoeven we als bestuurders niet langer een unaniem besluit te nemen om een project starten, een ruime ‘coalition of the willing’ is voldoende. Ten tweede komt er een compact Kernteam; ongeveer vijf medewerkers die volledig werken voor SWEMP-projecten, al zijn ze in dienst van een corporatie. Dat Kernteam is essentieel omdat steeds meer dienstverlening via een SWEMP-oplossing gaat. Daarnaast hebben we gemerkt dat het lastig is voor medewerkers om SWEMP-werkzaamheden te combineren met hun werk bij een corporatie. We hebben mede daarom tot nu veel externen ingehuurd, met het Kernteam willen we meer essentiële kennis binnenboord houden.”
De mensen
Bij het bepalen van de SWEMP-activiteiten blijven de ICT-managers inhoudelijk leidend. Ze werken daarbij nauw samen met het Kernteam. Voor het Kernteam zijn als rollen benoemd:
– finance en portfoliomanagement; oftewel het in grote lijnen bewaken van de uitvoering en (financiële) voortgang van alle projecten;
– contract- en leveranciersmanagement; contracten met leveranciers naar een hoger niveau brengen en controleren of ze worden nageleefd tijdens de beheerfase;
– enterprise architectuur; op hoofdlijnen vastleggen hoe binnen SWEMP wordt samengewerkt richting standaardisatie om straks over te kunnen naar de cloud.
Waar er bij SWEMP 1.0 een secretaris was die faciliteerde, heeft SWEMP 2.0 een directeur die daarnaast in overleg met de ICT-managers ook richting bepaalt. Die nieuwe directeur is Isis Desumma. Het Kernteam wordt in 2020 ingevuld.
Alle systemen koppelen
Ondertussen blikt Bert Halm alweer verder in toekomst, naar SWEMP 3.0. “Tot nu toe automatiseerden we processen vanuit ons kernsysteem Empire. Standaardisatie daarvan is een voorwaarde voor werken in de cloud en dat is weer een voorwaarde voor SWEMP 3.0. We gaan volgens de buildingblocktheorie van Gartner toe naar ecosystemen waarbij niet langer alles vanuit één kernsysteem wordt gedaan, maar waarbij allerlei systemen aan elkaar zijn gekoppeld vanuit de focus op de huurder.”
Het verhuurproces zal bijvoorbeeld helemaal digitaal worden. Halm: “Mitros experimenteert daar nu al mee met de digitale woningcorporatie Qlinker. Dat is een app waar alle afspraken met de bewoner instaan, maar waar een deel van de huidige ERP-gevens op een andere manier worden verkregen. Qlinker vraagt bijvoorbeeld aan een nieuwe huurder of het mag kijken in zijn Huurpaspoort Het Huurpaspoort is een app die huurders helpt bij het opvragen van gegevens bij overheidsinstanties. Alle gegevens die een verhuurder nodig heeft om passend te kunnen toewijzen staan in het Huurpaspoort. Die gegevens zijn geverifieerd en dat maakt controles overbodig. Heel efficiënt en klantvriendelijk. Die kant gaat het op, daar gaan we onze nieuwe SWEMP 3.0-visie op ontwikkelen.”
