Terug van weggeweest

Ik nam even een break om te wennen aan mijn nieuwe werkomgeving. En nu, 2 jaar later, ben ik er weer.

Ik bouw de spanning op en begin bij het begin. Het bestuur bestuurt, zegt de wet. Maar het bestuur is natuurlijk niet alleen. In de praktijk wordt gebruikgemaakt van verschillende – juridische – instrumenten om bevoegdheden over de organisatie te verdelen. Ik maak van de gelegenheid gebruik een overzicht te geven van termen die ik ben tegengekomen:

1. Procuratie

Ik zie deze term het meest voorkomen in de vorm van het procuratiereglement. Dat is een reglement waarin wordt aangegeven welke personen of functies bevoegd zijn de rechtspersoon (de TI) te vertegenwoordigen. Meestal worden deze procuratiehouders ingeschreven in het Handelsregister dat beheerd wordt door de Kamer van Koophandel.

2. Mandaat

Wordt te pas en te onpas gebruikt. Mandaat is een bestuursrechtelijke term. De tegenhanger is delegatie. Mandaat wil aangeven dat de bevoegdheid van een bestuursorgaan wordt overgegeven aan een bestuurorgaan. Delegatie is ook een vorm van overheveling van taken, maar daarbij blijft het oorspronkelijke bestuursorgaan ook bevoegd naast de gedelegeerde. In de sector zie ik mandaat het meest genoemd in de vorm van de mandaatbrief (ja, hier is ‘ie). Een mandaatbrief is een document dat jaarlijks wordt verstrekt door de Raad van Commissarissen (RvC) aan de Raad van Bestuur (RvB). In het document worden bevoegdheden aangegeven die hun basis vinden in de statuten. Een voorbeeld: “Het bestuur is bevoegd tot vervreemding van registergoederen tot een jaarlijks te bepalen bedrag.” De mandaatbrief behandelt dan het bedrag dat jaarlijks door de RvB uitgegeven mag worden vóórdat er goedkeuring van de RvC nodig is.

Mandaatbrief

In de modelstatuten van Aedes is deze jaarlijks bij te stellen bevoegdheid niet opgenomen. Hoe is die mandaatbrief dan terecht gekomen in het Aedes-model voor het Financieel Reglement? Geen idee. Het is mogelijk dat de makers van het model een andere definitie voor ogen hebben. Ik denk dat onterecht is uitgegaan van de huidige praktijk, zonder aan te sluiten bij de modelstatuten van Aedes. Mijn advies? Weg met die mandaatbrief!

Overigens betreft een mandaatbrief alleen interne handelingen. Goedkeuring van een RvC heeft geen gevolgen voor de (externe) vertegenwoordigingsbevoegdheid van de RvB.

En als ik nog wat mag adviseren: de term mandaat hoort niet thuis in een privaatrechtelijke organisatie.

3. Volmacht

Zuiver privaatrechtelijke term. Wordt uitgewerkt in artikel 3:60 Burgerlijk Wetboek en verder. Een volmacht is een handeling waarbij de volmachtgever een ander het recht geeft om ‘in zijn naam’ rechtshandelingen te verrichten. Dit is de juiste terminologie binnen stichtingen en verenigingen.

Conclusie

De mandaatbrief is stiekem in het Financieel Reglement geslopen. Bij de eerste evaluatie van het Financieel Reglement wordt het tijd die te verwijderen. Of nog liever, in het geheel niet op te nemen. Scheelt ook weer een goedkeuring van de RvC.